חסכון בזמן ועלויות: איך תשתמשו נכון בשירותי ענן

שירותי ענן הפכו בשנים האחרונות לאלטרנטיבה בולטת מאוד, לשימוש בתוכנות קנויות שמופעלות בתוך העסק. אלה כמה נקודות מפתח, שיסייעו להשתמש בהם בצורה מיטבית, שתחסוך כסף וזמן:

לא לוותר על אופציה פנימית

עסקים קטנים יימצאו עצמם פעמים רבות שוקלים כיצד לפתור עניין מסוים והמסקנה תהיה לבסוף: בשביל זה צריך פתרונות בענן. למרות זאת, לעתים דווקא תוכנה פנימית היא האופציה המתאימה יותר וכדאי לשקול זאת בתשומת לב. למשל, מהיבט שמירת השליטה בידי בעלי העסק או ביכולת לבצע התאמות מיוחדות שדרושות לכם ושספק שירות הענן לא מציע. לדוגמא: השימוש בג'ימייל נפוץ מאוד, אבל פירושו שכתובת המייל שלכם נראית לא מקצועית. בנוסף, תכתובת עסקית באימייל היא כיום רבה וחשובה ולא בהכרח תרצו להשאיר אותה בידי ספק חיצוני, במיוחד כזה שדואר אלקטרוני לעסקים איננו תחום ההתמחות שלו.

להתייעץ עם בעלי ניסיון

לגבי שירותי ענן נפוצים, ניתן לעתים קרובות להסתייע בניסיון הרב שנצבר אצל לקוחות, אשר מקבל ביטוי גם מחוץ לאתר הספק. במקרים כאלה, ישנן ביקורות באינטרנט ואף פורומים של משתמשי השירות. בעזרתם, תוכל להתרשם מהספק לפני התחלת עבודה איתו ולקבל סיוע בפתרון תקלות שונות ובטיפים שימושיים, בהמשך.

לנסות

כדאי לנצל את העובדה שקל לנסות שירותי ענן. רבים מהם מציעים גרסאות ניסיון בחינם, גרסאות בסיסיות במחיר נמוך מאוד או סימולאטורים להתנסות בשירות.

רגולציה, פרטיות ואבטחה

אלה שלושה היבטים, שבמקרים רבים הולכים ביחד. לשימוש בשירותי ענן, יש מדי פעם השלכות גם בנושאים חשובים אלה. להמחשה: מידע של לקוחות ששומרים בשירות הענן, צריך להישמר באופן מאובטח מספיק בעיניכם וכן באופן שתואם לרגולציות מחייבות בנושא פרטיות הלקוחות. בהיבט זה, חשוב להזכיר את רגולציית GDPR (General Data Protection Regulation) של האיחוד האירופאי, שמספקת כללים מוגדרים בנושא אחסון מידע על תושבי האיחוד (רלבנטי לעסק ישראלי, שיש לו לקוחות בינלאומיים).

חיבורים גמישים

מחד, חשוב לבדוק מה מציע ספק שירות הענן מבחינת API (application programming interface), שמאפשר לבצע התאמות מיוחדות של השירות לצרכיכם. מאידך, כדאי לבדוק האם יש כבר התאמות מוכנות שיצרו עבורו, במסגרת שירותי האוטומציה הבולטים IFTTT ו-Zapier.

מיצוי תכונות

בכדי להשתמש בכמה שפחות שירותי ענן במקביל ולמצות את ההשקעה בהם, חשוב להכיר ולנסות לנצל, את כל מה שמציע כל שירות בפני עצמו.

נהלים והדרכה

בכל עסק מסודר יש נהלים, כולל לגבי שימוש בתוכנות ובאינטרנט. שירותי ענן מהווים מבחינה זו תחום מיוחד, שדורש התייחסות בנהלים. לדוגמא: קלות השימוש בהם, פירושה שכל עובד יכול לפתור אתגרים זמניים בעבודתו במהירות, באמצעותם. זה טוב ויפה, אבל עלול גם להיות מסוכן מבחינת אבטחה ופרטיות מידע ולפתוח פתח לבלגן בתהליכי עבודה. לכן רצוי וחשוב, להכין מראש נהלים לעבודה עם שירותי ענן ולהדריך את העובדים לגביהם.

לסיכום

Time is money. חסכון בכסף, הוא גם חסכון בזמן ושירותי ענן מקדמים את שניהם גם יחד. שימוש חכם בשירותים אלה, יבטיח מיצוי מרב התועלת שגלומה בהם.